En kreditnota er en faktura med et negativt beløb, der bruges til at rette fejl og levere god kundeservice ved at tilbagebetale kunder. Det er lovpligtigt at oprette en kreditnota for at erstatte den oprindelige faktura, når der er behov for at returnere penge.
Indhold i denne guide:
- Hvad vil det sige at kreditere en faktura?
- Hvad er en kreditnota, og hvordan ser den ud?
- Regler for en kreditnota
- Ansvar for kreditnota
- Hvordan man krediterer en faktura
- Bogføring af kreditnota i Kontolink på en effektiv måde
Oprettelse af kreditnotaer i Billy, e-conomic, Dinero og Uniconta
Hvad betyder det at kreditere en faktura?
At kreditere en faktura indebærer at ændre en faktura efter den er udsendt, hvilket kan sammenlignes med at lave en “omvendt faktura”. Dette gøres for at tilbagebetale hele eller dele af et salg.
Situationer hvor en kreditnota er nødvendig:
- Kreditnota når kunden har betalt faktura:
- Eksempel: En kunde returnerer en vare og ønsker pengene tilbage. For at rette dette i bogføringen udsteder du en kreditnota, der delvist eller helt annullerer den oprindelige faktura.
- Kreditnota når faktura er sendt men ikke betalt:
- Eksempel: Du glemmer at inkludere en rabat i en faktura. For at rette dette udsteder du en kreditnota, der reducerer den oprindelige faktura, så kunden betaler det korrekte beløb.
Hvad skal en kreditnota indeholde?
En kreditnota skal indeholde de samme oplysninger som en almindelig faktura:
- Fakturanummer (kan være i samme serie som almindelige fakturaer)
- Dato
- CVR-nummer
- Samlet beløb
- Momsbeløb
- Sælger
- Køber
Ansvar for kreditnota
Det er sælgerens ansvar at udarbejde og sende en kreditnota til køberen. Pengene kan tilbagebetales kontant, via bankoverførsel eller som et tilgodehavende, ofte med samme betalingsmetode som brugt af køberen. Hvis en faktura krediteres før betaling, skal køberen ikke tilbagebetales, men en kreditnota skal stadig udstedes for at vise, at fakturaens beløb går i nul.
Kreditnota på engelsk
En kreditnota kaldes på engelsk en “credit note” eller “credit memo”.
Hvordan krediterer man en faktura?
For at kreditere en faktura skal du:
- Oprette en kreditnota: Indeholder alle detaljer fra den oprindelige faktura, men med negative beløb.
- Nummerering: Kreditnotaen skal have et unikt nummer, men referere til den oprindelige faktura.
- Referere til den oprindelige faktura: Sikrer nem sammenkædning af faktura og kreditnota.
- Sende kreditnotaen til kunden: Bekræfter annullering af den oprindelige faktura.
- Registrere kreditnotaen i regnskabet: Sikrer korrekt bogføring.
Kreditnota i forskellige regnskabssystemer
Dinero kreditnota :
- Find og vælg fakturaen.
- Ændre datoen for kreditering.
- Tryk godkend.
e-conomic kreditnota:
- Gå til “Salg” > “Fakturaer”.
- Klik på “Ny kreditnota”.
- Indtast nummeret på den faktura, der skal krediteres, og opret kreditnotaen.
Billy kreditnota:
- Gå til “Salg” > “Fakturaer”.
- Vælg fakturaen og klik på “Opret kreditnota”.
- Juster enhedsprisen hvis nødvendigt, og registrer det nye beløb.
Uniconta kreditnota:
- Gå til “Debitor” > “Rapporter” > “Fakturaer”.
- Klik på “Opret ordre” og vælg “Vend fortegn”.
- Juster værdierne på ordrelinjen og opret kreditnotaen.
Kontolink kreditnota: Når en faktura/kreditnota sendes og transaktionen registreres i banken, matches banktransaktionen automatisk med kreditnotaen. Du skal blot godkende det i Kontolink.
Kontolink effektiviserer bilagshåndtering og automatiserer dit regnskab. Book et møde for at lære, hvordan Kontolink kan gøre dit regnskab nemmere.